Выставление получение электронных счетов-фактур

Порядок обмена электронными счетами-фактурами

Чтобы компании могли пересылать друг другу в электронном виде счета-фактуры, они должны быть подключены к системе электронного документооборота. При этом дублировать документ в бумажном виде нет необходимости. Не является обязательным и условие о том, что контрагенты должны быть подключены к одному оператору. Более того, при наличии обособленных подразделений последние также могут пользоваться услугами оператора, отличного от оператора головной компании (хотя проще будет подключиться к одному оператору). Порядок передачи счетов-фактур из подразделения в основной офис будет происходить так же, как и при обычной отправке.

Возможно получение электронных документов только покупателем. Для таких случаев многие операторы установили пониженный тариф, который предусматривает, что одна сторона получает, но не отправляет документы. Это поможет снизить расходы на электронный документооборот. На электронном счете-фактуре (в отличие от бумажного) проставляют одну подпись - руководителя или другого работника, уполномоченного подписывать счета-фактуры (пункт 6 статьи 169 НК РФ). Подпись главного бухгалтера при этом не нужна (пункт 8 правил заполнения счета-фактуры, утвержденных постановлением правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). В процессе обмена электронными счетами-фактурами продавец и покупатель будут составлять и получать извещения о получении документов и подтверждение. Все документы должны быть подписаны электронной цифровой подписью. Подтверждение - подписью оператора, извещение - подписью покупателя или продавца в зависимости от того, кто его отправляет.

Как выставляется электронный счет-фактура?

Выставление счетов-фактур в электронном виде происходит следующим образом. Продавец направляет счёт оператору, который в ответ высылает подтверждение с указанием даты и времени выставления документа (пункт 1.10 приказа Минфина России от 25.04.2011 N 50н). Продавец формирует для оператора извещение о получении подтверждения. Оператор направляет покупателю счет-фактуру и подтверждение с указанием даты и времени его получения. Покупатель извещает о получении счёта и подтверждения оператора. Последний в свою очередь пересылает продавцу извещение о получении файлов покупателем и отправляет покупателю подтверждение о направлении извещения продавцу. Покупатель высылает оператору извещение о получении подтверждения. Если продавцу от покупателя не пришло извещение о получении счета-фактуры, документ считается неполученным и не имеет никакой юридической силы. В связи с этим отражать его в журнале регистрации как выставленный нельзя.

Если покупатель не получил подтверждение о получении и направлении извещения, он не вправе вписывать счет-фактуру как полученный в журнал регистрации. Оператор отвечает за доставку счетов-фактур, своевременное перенаправление всех технических документов. После настройки электронного документооборота проблемы по доставке могут возникнуть из-за сбоев интернета, из-за отсутствия у получателя договора с оператором, из-за счета-фактуры неустановленного формата.

На практике может случиться так, что по ошибке электронный счёт-фактура будет направлен не тому контрагенту. Более того, он может ошибочно подтвердить получение. Однако это ничем не грозит продавцу. Так как всегда можно будет отправить отказ, и документы будут считаться недействительными. Если же случится так, что отказ все-таки не отправлен, последствий тоже быть не должно, поскольку в документах фигурируют другие юридические лица. Значит, продавец просто не будет регистрировать такой счет-фактуру в журнале как выставленный, а покупатель как полученный. Чтобы в дальнейшем избежать таких проблем, очень важно перепроверять реквизиты счета-фактуры, наличие ЭЦП и соответствие документа утвержденному формату.

• Быстрый поиск по налоговому сайту:

  •