Электронный документооборот и бух документы

Введение электронного документооборота в России

Электронный документооборот - один из основных инструментов улучшения взаимодействия и общения налоговых инспекторов и бухгалтеров организаций. Возможность обмениваться такими первичными документами, как бух акты, накладные и другие, существовала и ранее, а с сентября прошлого года компании имеют право и счета-фактуры выставлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Плюсов от введения электронного документооборота в России много. При электронной отправке документов уменьшится проблема несоблюдения сроков в связи с взаимодействием участников электронного документооборота с почтой, так как даты отправки и получения документов как между компаниями, так и между организациями и налоговыми органами будут фиксироваться в электронном виде.

Что нужно для обмена электронным документами?

Основными условиями являются взаимное согласие сторон на обмен электронным документами, а также наличие совместимых технических средств для приема и обработки документов. Главными плюсами электронных счетов-фактур являются:
- отсутствие необходимости дублирования документов на бумаге, следовательно, оптимизация денежных средств в дальнейшем;
- экономия времени, а значит, повышение эффективности бизнеса;
- полная история и архивирование документов в электронном виде без такой дополнительной работы, как копирование, сканирование, сортировка документов;
- возможность для бухгалтера избежать многих ошибок при составлении документа.

Однако помимо положительных моментов внедрение электронного документооборота приносит в компанию немало хлопот. Начиная с обучения персонала новому режиму работы и заканчивая проблемами с оператором, которые в дальнейшем могут привести к административной ответственности из-за несвоевременности предоставления электронных документов, так как система только начинает развиваться и работа над ошибками только предстоит.

Что мешает перейти на электронный документооборот?

Вопрос о том, что мешает всеобщему переходу на электронный документооборот, горячо обсуждается. И дело не только в привычке бухгалтера работать с бумагой, которую еще нужно преодолеть. Прогресс сдерживают вполне конкретные пробелы в нормативной базе. Несмотря на попытки устранить их отдельными письмами в целом ситуация остается неопределенной. Последний пример - письмо от 5 октября 2011 года N ЕД-4-3/16368@, где ФНС России разъяснила, что легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными.

Казалось бы, чего еще не хватает? Давайте разберемся. Документ, используемый компанией для целей налогового учета, всегда проходит проверку по форме и содержанию. Обычно вопросы возникают именно по формальной стороне дела. Формальные вопросы условно можно разделить на две группы: о корректности составления и заполнения формы бух документа (форматно-логический контроль) и о правомерности ее подписания субъектом хозяйственной деятельности.

Электронная подпись при составлении электронных документов

Письмо ФНС России в большей мере отвечает на вопрос о правомерности использования электронной подписи при составлении электронных документов. В то же время проблема легитимности таких документов, составленных по неутвержденным форматам, остается нерешенной. ФНС России сообщает, что легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи имеют равное значение. При отсутствии утвержденных форматов электронных документов проблема использования электронных документов для целей налогового учета остается актуальной.

Минфин России занимает в своих письмах осторожную позицию, признавая проблему отсутствия утвержденных электронных форматов документов. Но в связи с поправками в налоговый кодекс появилась необходимость внести изменения в уже разработанный порядок составления и выставления счетов-фактур в электронном виде. Только после этого ФНС России должна утвердить форматы электронных счетов-фактур. Ориентировочные сроки - начало 2012 года.

• Быстрый поиск по налоговому сайту:

  •  

• Разделы на налоговом вебсайте:

  • Электронный документооборот и документы на бумаге