Электронный документ для подтверждения расхода

Подтверждение расходов электронными документами

Минфин России выпустил разъяснения, в которых указал, что электронный документ иногда может подтверждать расходы для целей налога на прибыль организации. Одновременно возникают вопросы и по подтверждению права на вычет электронным счетом-фактурой. Для того, чтобы обмениваться электронными документами со своими контрагентами (в основном это, конечно, счета-фактуры), компании следует придерживаться процедуры, изложенной в пункте 2.1 порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС, утвержденного приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н:
- получить сертификаты ключей подписи;
- оформить и представить оператору заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур по ТКС;
- получить у оператора идентификатор участника, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту счетов-фактур.

Сертификаты ключей подписи участникам электронного документооборота выдаются удостоверяющими центрами, их полный список можно найти на официальном сайте ФНС России. Владельцем сертификата ключа подписи может быть как руководитель фирмы, так и иное лицо, действующее от имени компании на основании доверенности. Для того чтобы обмениваться документами с налоговыми инспекциями, компании надо иметь сертификат ЭЦП. Итак, основным электронным документом, которым могут обмениваться компании, является счет-фактура. Напомним, что со 2 сентября прошлого года счет-фактура может быть выставлен на бумажном носителе или в электронном виде.

Может ли фирма использовать электронные счета-фактуры?

Одним из самых ожидаемых нововведений стал утвержденный порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением ЭЦП. Казалось бы, российские фирмы наконец-то получили право использовать электронные документы для подтверждения расходов - в частности, счета-фактуры. Однако формат счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде до сих пор не утвержден.

Можно ли обмениваться электронными первичными документами?

Минфин России в своем письме от 26.08.2011 N 03-03-06/1/521, ответил на вопрос организации о правомерности принятия к бухгалтерскому учету и в целях исчисления налога на прибыль первичных учетных документов, составленных в электронном виде и заверенных ЭЦП. При этом компания отметила, что между ней и покупателем заключено соглашение об организации электронного взаимодействия. В этом документе они подтвердили наличие совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки документов с ЭЦП. В частности, в вопросе речь шла о внедрении механизма обмена товарной накладной (N ТОРГ-12) в электронном виде с подписанием ЭЦП.

В ответе на данный вопрос представители финансового ведомства указали, что документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (ЭЦП), может подтверждать расходы организации, если федеральными законами или нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумаге (статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ). Аналогичное мнение финансисты уже высказывали ранее, в письме от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409. Однако тут же Минфин России отмечает, что налоговые органы вправе запросить документы по требованию в рамках статьи 93 Налогового кодекса. В том случае, если истребуемый у фирмы документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, его представление производится на бумажном носителе в виде заверенной самой фирмой копии с отметкой о подписании документа ЭЦП.

Буквальное толкование данного письма Минфина означает, что, несмотря на тот факт, что компании, которые обмениваются со своими контрагентами электронными документами (например, товарными накладными), вправе такими документами подтвердить расходы в целях налогообложения прибыли, фактически представить их по требованию налоговой инспекции не смогут. Дело в том, что налоговый кодекс указывает на возможность представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (пункт 2 статьи 93 НК РФ). Одновременно с положениями пункта 2 статьи 93 налогового кодекса был утвержден и порядок представления документов по требованию налоговых инспекторов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, который определяет порядок предоставления документов по требованию инспекции в рамках налоговой проверки.

Немного о форматах электронных документах

Обязательным является указание, что документы должны соответствовать утвержденному формату. На данный момент формат для первичных документов (например, товарной накладной) не утвержден. В связи с чем налоговые органы не будут принимать документы в электронном виде до утверждения их формата на законодательном уровне. Вместе с тем Минфин России в анализируемом письме разъяснил, что если документ составлен не по установленному формату, то его необходимо представить в бумажном виде. При этом на документе необходимо проставить отметку, которая будет свидетельствовать о том, что он подписан ЭЦП, а также заверить его в установленном порядке.

Отметка об электронной цифровой подписи на документе

Если второе условие вопросов не вызывает, так как в обычном порядке документы представляются в виде заверенной копии, то условие о наличии отметки вызывает некоторые вопросы. Минфин России не разъясняет, что собой представляет эта отметка. Если просто распечатать электронный документ, то на нем не будет никаких отметок о том, что он подписан ЭЦП. В связи с чем до внедрения электронных документов представление электронных документов с отметками, которые в настоящее время никем не утверждены, может привести к разногласиям с налоговыми органами. Примечание: если просто распечатать электронный документ, заверенный электронной подписью, то на нем не будет никаких отметок о том, что он ранее был подписан ЭЦП.

• Быстрый поиск по налоговому сайту:

  •  

• Разделы на налоговом вебсайте:

  • Подтверждение расхода электронным документом