Утеря первичной документации организации

Утрата первички и восстановление документов учета

При утере первички некоторые бумаги организация может восстановить самостоятельно. Если в результате форс-мажора не пострадала электронная база данных, она может помочь при восстановлении первичной документации предприятия. Необходимые дубликаты первичных документов можно запросить и у контрагентов (образец запроса приведен ниже). Даже если у них удастся получить не все документы, фирма будет иметь подтверждение (запросы к контрагентам), что она предприняла все необходимые меры для восстановления утраченной первички. Часть документов может быть запрошена в налоговой инспекции и в обслуживающих банках. У налоговиков можно получить копии сданных отчетов и деклараций (образец запроса см. ниже). Банк может представить выписки по проведенным операциям по расчетному счету и копии платежных поручений.

Подтверждение факта утраты первичных документов

Фирме также необходимо получить акты или справки из госорганов, подтверждающие происшествие. Так, например, факт пожара может быть доказан справкой (актом) отдела государственного пожарного надзора. При этом в ней должен быть приведен перечень сгоревшего имущества и уничтоженной первички. Кража учетных документов подтверждается справкой из полиции (в ней должна быть зафиксирована пропажа именно первичных документов) и постановлением о возбуждении либо об отказе в возбуждении уголовного дела. Утеря документов вследствие чрезвычайной ситуации (урагана, наводнения) может быть доказана справкой из МЧС. Для подтверждения аварии в коммунальных сетях (например, затопления) можно обратиться в коммунальную службу.

Если документы удалось восстановить лишь частично и не все расходы и налоговые вычеты подтверждены, мы рекомендуем организации пересчитать налоги. Представление уточненной налоговой декларации, уплата налога и пеней позволят избежать привлечения к ответственности.

Образец запроса к контрагентам фирмы при утере первички.

ОАО "Шторм"
101151 Москва, ул. Декабристов, 27
Генеральному директору
Суевалову Геннадию Петровичу
от ООО "Штиль"
101000 Москва, Ананьевский пер, 45.

02.10.2011 в результате кражи нашей организацией были утрачены первичные документы за 2010 год. Просим Вас представить дубликаты следующих документов:
1. Договор поставки от 15.03.2010 N 4567.
2. Товарная накладная от 20.04.2010 N 876.
3. Счет-фактура от 20.04.2010 N 453.

Запрос в налоговую инспекцию о представлении документов.

Руководителю ИФНС N 3 по г.Москве
Петрову Ивану Михайловичу
от ООО "Штиль"
ИНН: 7712345678
КПП: 770101001
ОГРН: 1098765432198
101000 Москва, Ананьевский пер, 45

В связи с утратой первичных документов за 2010 год (уведомление в инспекцию от 07.11.2011 исх. N 52/56) ООО "Штиль" просит представить копии бухгалтерской и налоговой отчетности за 2010 год.
1. Декларация по налогу на прибыль за 2010 г.
2. Расчеты по имущественному налогу за I квартал, 1-е полугодие, 9 месяцев.
3. Налоговая декларация по налогу на имущество за 2010 год.
4. Бухгалтерский баланс на 31.03.2010, 30.06.2010, 30.09.2010, 31.12.2010.
5. Отчет о прибылях и убытках за I квартал 2010 г., 1-е полугодие 2010 г., 9 месяцев 2010 г., 2010 г.

• Быстрый поиск по налоговому сайту:

  •