Если компания утратила первичные документы

Что предпринять компании, если первичка утраченна?

При потере первички арежде всего компании нужно создать комиссию, которая установит и зафиксирует факт утраты первичных документов. Состав комиссии определяет своим приказом руководитель организации. В комиссию можно включить представителей следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора и т.п. Результаты ее работы фиксируются в акте, также утверждаемом руководителем компании (образец акта приведен ниже). Кроме того, компания должна провести инвентаризацию. Опись, которую оформляют по ее результатам, нужно составить максимально подробно с перечислением всех утраченных первичных документов.

Действующее законодательство не обязывает фирму ставить в известность налоговую инспекцию о потере первички, но мы рекомендуем это сделать. В дальнейшем у компании будут основания для ходатайства об увеличении срока представления документов первичного учета при проведении камеральной или выездной налоговой проверки. К уведомлению следует приложить справки официальных органов, акт комиссии по расследованию причин утраты документов, опись утраченных документов (образец уведомления см. ниже).

Пример акта об утраченных докуметах организации

«Утверждаю»
генеральный директор ООО «Штиль»
Крашенинников И.А.
05.11.2011 года

Акт комиссии по расследованию причин утраты первички.

Комиссия: председатель Иванов И.И., финансовый директор, члены комиссии: Судаков Н.А., главный бухгалтер, Мальцева И.О., директор правового департамента, — установила следующее. В результате кражи, которая произошла 02.11.2011 (справка полиции от 03.11.2011 N 56765/56) утрачены первичные документы ООО «Штиль» за 2010 год. Комиссией принято решение:
- восстановить утраченные документы с помощью электронной базы данных;
- обратиться к контрагентам с просьбой выдать дубликаты документов;
- обратиться в обслуживающие банки за сведениями по текущим расчетным счетам за 2010 г.;
- уведомить о краже документов налоговую инспекцию;
- запросить в налоговой инспекции копии сданных отчетов и налоговых деклараций за 2010 г.;
- получить из полиции документ о возбуждении (либо об отказе в возбуждении) уголовного дела.

Опись утраченных организацией документов первичного учёта.

«Утверждаю»
генеральный директор ООО «Штиль»
Крашенинников И.А.
05.11.2011

В ходе инвентаризации, проведенной на основании приказа генерального директора от 05.11.2011 N 12, установлено, что в результате кражи, которая произошла 02.11.2011, утрачены следующие документы:
1. Договоры поставки за 2010 г.
2. Первичные документы за 2010 г. (счета-фактуры, акты, накладные) за 2010 г.
3. Банковские и кассовые документы за 2010 г.
4. Бухгалтерская и налоговая отчетность за 2010 г.

Руководителю ИФНС N 3 по г.Москве
Петрову Ивану Михайловичу
от ООО «Штиль»
ИНН: 7712345678
КПП: 770101001
ОГРН: 1098765432198
101000 Москва, Ананьевский пер, 45

Уведомлениев налоговой инспекции об утрате документов фирмык.

ООО «Штиль» уведомляет Вас о том, что в результате кражи, которая произошла 02.11.2011, были утрачены (украдены) учётные документы ООО «Штиль» за 2010 год. В настоящее время ООО «Штиль» принимает все необходимые меры для восстановления документов. Приложение:
1. Справка полиции от 03.10.2011 N 56765/56.
2. Акт комиссии по расследованию причин утраты документов от 05.10.2011.
3. Опись утраченных документов от 05.10.2011.

Что предпринять компании, если первичка утраченна?

• Быстрый поиск по налоговому сайту: